Servislerin çoğunda araç kabulü ya hiç yazılmaz ya da iş emrinin köşesine düşülen birkaç kelimeyle geçilir. Sorun araç geldiğinde değil, teslimde çıkar: kapıdaki çizik, eksik yedek anahtar, boşalan depo ya da "bu ses önceden yoktu" cümlesi. Aşağıdaki yedi başlık, bir kabul formunun bu anlara cevap verebilmesi için neyi kayda geçirmesi gerektiğini sırayla anlatır. Sayfanın altında ücretsiz, yazdırılabilir bir form var.
1. Araç kimliği: plaka, şasi ve kilometre
Formun ilk satırı aracı tartışmasız tanımlamalıdır: plaka, plakası olmayan araçta şasi numarası, marka, model ve yıl. Kilometre bu satırın parçasıdır; teslimde "araç bu kadar yol mu yaptı?" sorusunun tek cevabıdır.
Kilometre en sık yanlış yazılan değerdir: bir sıfır eksik ya da fazla, aracın önceki gelişindekinden küçük bir sayı. Önceki kayıtla karşılaştırılmayan bir form bu hatayı ancak teslimde, müşterinin önünde fark eder.
2. Yakıt seviyesi
Depo durumu kaba bir ölçüyle yeterlidir: boş, çeyrek, yarım, dörtte üç, dolu. Önemli olan yazılmış olmasıdır. Test sürüşü yapılan ya da uzun süre çalıştırılan araçta teslimde depo farkı sorulur; kabulde işaretlenmiş bir kutu bu soruyu tek satırda kapatır.
3. Şikâyet ve istenen iş — müşterinin kendi cümlesiyle
"Fren sesi", "sağa çekiyor", "periyodik bakım" — müşterinin söylediği, teşhisle karıştırılmadan olduğu gibi yazılmalıdır. Teşhis sonradan eklenir. Bu ayrım, iş büyüdüğünde müşterinin aslında ne istediğini ve ek işin neden çıktığını gösterir.
4. Kontrol listesi araç türüne göre olmalı
Otomobilde farlar, silecekler, camlar ve aynalar, lastikler, stepne ve kriko, akü, yağ seviyesi, klima, iç döşeme bakılır; motosiklette ön ve arka fren, zincir ya da kayış, aynalar, korna, grenaj. Kamyonda kasa ve takograf, minibüste yolcu koltukları eklenir. Tek bir listeyi her araca uygulamak, ya gereksiz satırlarla formu uzatır ya da asıl bakılması gereken noktayı atlar.
Her maddenin ölçüsü de önemlidir. Lastiğin durumu iyi / orta / kötü diye yazılır; ruhsat ya da yedek anahtar için ise doğru soru var mı, yok mu sorusudur. "Ruhsat: iyi" bir şey söylemez.
5. Hasar: yeri, türü ve fotoğrafı
Hasar, aracın çizimi üzerinde numarayla işaretlenir ve her numaranın yanına türü yazılır: çizik, ezik, kırık, pas, eksik parça. "Sol arka kapıda ezik" cümlesi, işaretli bir çizimden daha çok yer kaplar ve daha kolay yanlış anlaşılır.
Telefonla çekilen bir fotoğraf işaretin yanına konduğunda tartışma biter. Teslimde aynı noktaların bir kez daha çekilmesi, aracın servisten nasıl çıktığını da belgeler.
6. Araçta bırakılan eşya
Kask, çocuk koltuğu, ruhsat, yedek anahtar, bagajdaki çanta. Araçta bırakılan her şey tek satırda yazılır. Teslimde "torpidodaki gözlüğüm nerede?" sorusu, kabulde yazılmamışsa cevapsız kalır.
7. İmzalar: kabulde, işletme adına ve teslimde
Bir kabul formunda üç imza yeri olmalıdır: araç gelirken müşterinin, işletme adına formu dolduran yetkilinin ve araç geri verilirken yine müşterinin. Teslim imzası olmayan bir form aracın hangi hâlde geri verildiğini söylemez.
Asıl tuzak imzadan sonraki değişikliktir: müşteri imzaladıktan sonra hasar işareti eklenen ya da kalemleri ve tutarı değişen bir form, imzanın neyin altına atıldığını belirsizleştirir. İmzalanan içerik ile bugünkü içerik arasındaki fark görünür olmalıdır.