Teklif ve sipariş takibi nasıl yapılır?

Teklif–sipariş takibinde hatalar genellikle belgenin kendisinde değil, bir belgeden diğerine geçişte oluşur. Aşağıda o geçişlerin her birinde nelerin doğru kurulması gerektiği var.

Tek belge, ilerleyen durum

Teklif ve sipariş aynı belgenin iki hâlidir. Müşteri kabul ettiğinde yeni bir kayıt açılmaz; belgenin durumu ilerler, numarası korunur ve dönüşümün ne zaman olduğu kayda geçer. Bu sayede "bu sipariş hangi tekliften çıktı?" sorusu her zaman cevaplanabilir.

Numara boşluksuz ve çakışmasız olmalı

Belge numarası, sonradan ispat gerektiğinde en çok işe yarayan alandır. Numaranın tek bir kaynaktan üretilmesi gerekir; aksi hâlde yoğun bir günde iki belge aynı numarayı alır.

Toplamlar kalemlerden türetilir

Kalem bazında birim fiyat, indirim oranı ve KDV oranı tutuluyorsa, belge toplamı bunlardan hesaplanmalıdır. Elle düzeltilebilen bir toplam alanı, muhasebeyle satış arasındaki en sık anlaşmazlık sebebidir.

İndirim bir yetki meselesidir

İskonto, kâr marjını doğrudan etkiler. "Kim, en çok ne kadar indirim yazabilir?" sorusunun bir cevabı yoksa, cevabı fiilen herkes sınırsız olur. Bir eşik ve eşiği aşanlar için bir onay adımı, çoğu işletmede tek başına kârı korur.

Sevk ve stok ayrı anlardır

Onay rezerve eder, sevk defterden düşer, iptal rezervi serbest bırakır. Bu üç anı ayırmayan sistemlerde iptal edilen siparişin malı aylarca "satılmış" görünür.

Kim ne zaman ne yaptı

Sipariş, birden çok kişinin dokunduğu bir belgedir. Onay, iptal ve sevk gibi geri alınamaz işlemlerin kullanıcıyla ve zamanla birlikte kaydedilmesi, bir tartışma çıktığında tek dayanaktır.