Excel ile stok takibi nerede tıkanır?
Excel kötü bir araç değil. Kötü olan, Excel’in tek kullanıcılık bir dosyayı çok kullanıcılı bir işe koşmasıdır.
Son güncelleme:
Önce dürüst olalım: Excel ile stok takibi çalışır. Ucuzdur, herkes bilir, hiçbir kuruluma ihtiyaç duymaz ve esnekliği hiçbir programda yoktur. Çoğu işletme ilk yıllarını böyle geçirir ve iyi de eder.
Sorun, Excel'in tek kullanıcılık bir belge olarak tasarlanmış olması ve stok takibinin er ya da geç çok kullanıcılı bir süreç hâline gelmesidir. Aşağıdaki dört tıkanma, bu uyumsuzluğun görünen yüzü.
1. Eşzamanlı yazma
Depocu telefonla sevkiyatı işlerken satışçı aynı üründen sipariş giriyorsa, iki kişi aynı sayıyı farklı anlarda okuyup farklı sonuçlar yazar. Çevrimiçi sürümler dosyanın bozulmasını engeller ama iş kuralını uygulamaz: son adedin iki kez satılmasını durduracak bir kontrol yoktur.
2. Geçmişin kaybolması
Excel'de bir hücrenin üzerine yazdığınızda eski değer gider. Sayım tutmadığında elinizde yalnız iki sayı kalır: beklenen ve bulunan. Aradaki farkın ne zaman, neden oluştuğunu gösterecek bir kayıt yoktur; kaybın kaynağını bulmak imkânsıza yakındır.
3. Yetki yokluğu
Dosyaya erişimi olan herkes her şeyi görür ve değiştirebilir. Alış fiyatları, müşteri listesi ve kâr marjı aynı dosyada duruyorsa, stoğu görmesi gereken kişi ister istemez hepsini görür. Parola ile korunan sayfalar bunu çözmez; dosya kopyalanabilir.
4. Formül hatasının sessizliği
Araya bir satır eklendiğinde ya da bir aralık kaydığında tablo hata vermez — sadece yanlış toplar. Yanlış bir sayı, hiç olmayan bir sayıdan tehlikelidir: ona göre sipariş verirsiniz.
Peki ne zaman geçilmeli?
Şu üç sorudan birine "evet" diyorsanız geçiş zamanı gelmiştir:
- Stok dosyasına birden fazla kişi yazıyor mu?
- Son üç ayda en az bir kez "bu sayı neden böyle" sorusunu cevaplayamadınız mı?
- Stoğu görmesi gereken birine, görmemesi gereken bilgileri de vermek zorunda mı kalıyorsunuz?
Üçüne de "hayır" diyorsanız acele etmeyin. Çalışan bir şeyi değiştirmek, çalışmayan bir şeyi değiştirmekten pahalıdır.
Sık sorulanlar
Excel ile stok takibi ne zamana kadar yeterlidir?
Dosyaya tek kişi yazıyorsa, ürün sayısı birkaç yüzü geçmiyorsa ve geçmişe dönüp "bu sayı neden böyle" diye sorulmuyorsa Excel fazlasıyla yeterlidir. Bu üç koşuldan biri bozulduğunda maliyet hızla artar.
Çevrimiçi Excel eşzamanlı yazma sorununu çözmüyor mu?
Hücre çakışmasını çözer, iş kuralını çözmez. İki kişi farklı hücrelere yazdığında dosya bozulmaz; ama son bir adetlik stoğu ikisi de satabilir. Eksik olan kilit değil, "bu satış stoğu eksiye düşürür mü?" sorusunu soran bir kuraldır.
Formül hatası neden bu kadar tehlikeli?
Çünkü sessizdir. Bir aralık kaydığında ya da bir satır araya eklendiğinde tablo hâlâ bir sayı gösterir — yalnız yanlış bir sayı. Uyarı çıkmaz, kimse fark etmez ve hata haftalarca sürebilir.
Excel geçmişini sürüm geçmişiyle tutamaz mıyım?
Sürüm geçmişi dosyanın geçmişidir, hareketin değil. "12 Eylül'de dosya değişmiş" ile "12 Eylül'de Ahmet 4 adet çıkış yapmış, sebebi sevkiyat" arasında kullanılabilirlik farkı vardır. İlkini okumak için sürümleri tek tek açıp karşılaştırmanız gerekir.
Geçerken verimi nasıl taşırım?
Mevcut tablonuzu doğrudan içe aktarabilmeli, aktarmadan önce önizleyebilmeli ve mükerrer kayıtları görebilmelisiniz. Önizlemenin hiçbir satır yazmadığından emin olun; yazan bir "önizleme" geri alınamaz.
Diğer rehberler
7 gün ücretsiz deneyin
Kredi kartı istenmez, süre sonunda kendiliğinden ücretlendirme yapılmaz. Kurulum sihirbazı depo ve kategorilerinizi ilk girişte hazırlar.
Defter mantığının ayrıntısı stok takip rehberinde.