Çek ve senet takibi nasıl yapılır?

Çek ve senet çoğu işletmede bir defterde, bir tabloda ya da çekin fotokopisinin arkasına yazılan notlarda takip edilir. Bu düzen, her şey yolunda gittiği sürece çalışır. Sorun üç anda çıkar: çek karşılıksız çıktığında, çek başkasına ciro edildiğinde ve "önümüzdeki ay kasaya ne girecek?" diye sorulduğunda. Aşağıdaki yedi başlık bu üç anı ele alır.

1. Çek aldığınızda cari bakiye ne olmalı?

Müşteri borcunu çekle ödediğinde iki şey aynı anda olur: müşterinin carisine bir tahsilat yazılır ve çek elinize geçer. İkisini ayrı yerlerde tutmak, ikisinin bir gün birbirini tutmaması demektir. Çek kaydı, kendi tahsilatına bağlı olmalıdır — aynı müşteri, aynı tutar.

Bu bağ, çekin sonradan başına gelen her şeyin cariye doğru yansımasını sağlar. Bağsız bir çek kaydında karşılıksız çıkan çekin borcu elle yeniden yazılır; unutulursa o alacak kaybolur.

2. Çekin hangi durumda olduğu her an belli mi?

Alınan bir çek hayatı boyunca birkaç durumdan geçer: elinizde (portföyde), bankaya tahsile verilmiş, tahsil edilmiş, başkasına ciro edilmiş, müşteriye iade edilmiş ya da karşılıksız çıkmış. Önemli olan durumların adı değil, hangisinden hangisine geçilebildiğidir.

Tahsil edilmiş bir çek ciro edilemez; bankadaki bir çek bankadan geri alınmadan başkasına verilemez. Durumu serbestçe seçtiren bir program, defterde gerçekte yaşanamayacak bir geçmiş yazmanıza izin verir.

3. Karşılıksız çek müşteriyi yeniden borçlandırıyor mu?

Çek takibinin asıl sınavı budur. Çek karşılıksız çıktığında, müşterinin bakiyesi "ödendi" görünmeye devam ediyorsa elinizde yanlış bir rapor vardır. Doğru davranış, çekle yapılan tahsilatın ters kayıtla geri alınmasıdır: müşterinin borcu yeniden açılır, ama o tahsilatın bir zamanlar yapıldığı ve neden geri alındığı da defterde kalır.

Aynı kural çekin müşteriye iade edildiği ya da yanlış girildiği için iptal edildiği durumlar için de geçerlidir.

4. Ciro edilen çek iki defteri birden etkiliyor mu?

Müşteriden aldığınız çeki tedarikçinize vermek yaygın bir ödeme yoludur. Bu anda tedarikçiye olan borcunuz kapanmalıdır; kapanmıyorsa nakit akışında aynı tedarikçiye iki kez ödeyecekmiş gibi görünürsünüz.

Ciro edilen çek karşılıksız çıktığında ise iki düzeltme gerekir: tedarikçiye borcunuz yeniden açılır ve çeki size veren müşterinin borcu yeniden açılır. Birini unutan bir kayıt düzeni, ya borcunuzu ya alacağınızı görünmez kılar.

5. Verdiğiniz çek ve senetler de görünüyor mu?

Takip yalnız alınan çeklerden ibaret değildir. Tedarikçiye, kiraya ya da başka bir ödemeye verdiğiniz kendi çek ve senetleriniz vadesi geldiğinde hesabınızdan çıkacak paradır. Bunları alınan çeklerle aynı yerde, vadesiyle görmek, ay sonunda sürpriz yaşamamanın tek yoludur.

6. Vadeler nakit akışına giriyor mu?

Portföydeki ve bankadaki alınan çekler, vadelerinin düştüğü hafta beklenen giriştir; ödenmemiş verilen çekler aynı şekilde beklenen çıkıştır. Bir çek takip ekranı yalnız liste veriyorsa, bu hesabı her hafta elle yaparsınız. Vadesi geçtiği hâlde sonucu girilmemiş çekler ise ayrı görünmelidir; bunlar ya unutulmuş bir tahsilattır ya da henüz kaydedilmemiş bir sorun.

7. Kayıt sonradan değiştirilebiliyor mu?

Çek bir para belgesidir. Tutarı, vadesi ve tarafı kayıttan sonra değiştirilebilen bir program, defterin güvenilirliğini kullanıcının dikkatine bırakır. Yanlış girilen bir çek silinmemeli, iptal edilmelidir; her durum değişikliğinin kim tarafından, ne zaman yapıldığı da kayıtta kalmalıdır.

Yetkiyi de sorun: çeki tahsilatı alan satış personeli kaydedebilir, ama çeki bankaya vermek, ciro etmek ya da karşılıksız işaretlemek işletme sahibinin ya da muhasebenin işidir.